Setiap kali selesai presentasi, tidak jarang audiens akan meminta slide PowerPoint yang anda presentasikan sebelumnya. Namun jika anda memberikan dokumen PowerPoint tersebut kepada para audiens, bisa saja dokumen tersebut akan berubah atau digunakan kembali. Untuk melindungi dokumen tersebut, alangkah baiknya jika melakukan convert PPT to PDF dengan beberapa cara berikut.
Cara Convert PowerPoint ke PDF
Menggunakan Windows
Bila komputer anda mengadopsi Windows, maka anda bisa memanfaatkan cara satu ini untuk mengubah PowerPoint ke PDF. Pertama tama, buka slide PowerPoint yang telah anda buat sebelumnya. Selanjutnya klik menu “File” pada taskbar atas, lalu pilih “Ekspor”. Anda akan disuguhkan dengan halaman Ekspor, pilih bagian “Buat Dokumen PDF/XPS” dan klik “Buah PDF/XPS”.
Pada kotak dialog yang bertuliskan “Terbitkan sebagai PDF atau XPS”, pilih bagian lokasi untuk menyimpan dokumen. Bila anda ingin mengubah namanya, maka masukkan nama baru dalam kotak “Nama file”. Dengan begitu, secara otomatis dokumen PowerPoint akan berubah nama sesuai keinginan. Pastikan juga pada bagian “Save as type” telah diatur ke “PDF”.
Secara opsional, bila anda ingin mengubah tampilan akhir pada file PDF, anda bisa melakukan salah satu hal yang telah ditentukan. Pertama yaitu dengan memilih “Optimalkan untuk”, lalu klik “Standar”. Hal ini berguna agar dokumen PDF memiliki kualitas lebih tinggi, bila anda ingin mencetaknya. Tapi bila anda ingin mengirimnya sebagai lampiran email, maka bisa memilih “Ukuran minimum”.
Cara PPT to PDF kedua, yaitu memilih “Opsi” guna mengatur tampilan presentasi sebagai PDF. Bila anda ingin menyimpan slide saat ini (halaman yang dibuka) sebagai PDF, maka klik “Slide saat ini” yang terdapat pada bagian “Rentang”. Sementara bila anda ingin menyimpan slide tertentu sebagai PDF, maka pada “Slide” masukkan rentang nomor slide dalam kotak “Dari” dan “Hingga”.
Namun jika anda tidak ingin menyimpan slide dan hanya ingin menyimpan komentar, handout, atau tampilan kerangkanya saja, maka pada bagian “Terbitkan apa” pilih opsi yang sesuai. Anda pun bisa menentukan jumlah slide yang muncul dalam kotak menurun pada bagian “Slide per halaman”, serta mengubah urutannya menjadi “Horizontal” atau “Vertikal”.
Bahkan anda pun bisa memilih untuk menyertakan slide kerangka, slide tersembunyi, komentar, tinta, informasi non cetak seperti properti Dokumen atau tag struktur Dokumen dalam bentuk dokumen PDF, dengan cara memilih opsi yang sesuai keinginan. Bila tahap ini telah selesai dikerjakan, selanjutnya yaitu dengan klik “OK”. Lalu klik “Terbitkan”, untuk menerbitkan dokumen PDF.
Menggunakan Mac OS
Tak hanya tersedia pada komputer yang dibekali Windows saja, untuk Mac OS pun bisa mengubah format dokumen dari PowerPoint ke PDF. Terdapat dua cara yang bisa anda lakukan, yaitu dengan menyimpan presentasi PowerPoint sebagai PDF dari “File” kemudian “Simpan sebagai”. Atau dengan mengekspor presentasi sebagai dokumen PDF dari menu “File” kemudian “Ekspor”.
Pada metode pertama PPT to PDF, anda perlu membuka slide PowerPoint yang telah dibuat sebelumnya. Selanjutnya klik “File” yang terdapat di taskbar utama, lalu pilih “Save As” atau “Simpan Sebagai”. Kemudian akan muncul kotak yang menginstruksikan anda untuk menyimpan dokumen di lokasi yang diinginkan. Pada menu “Format File”, pilihlah “PDF”.
Sementara pada metode kedua, anda pun perlu membuka slide PowerPoint yang telah dibuat. Kemudian klik “File” pada taskbar utama, selanjutnya pilih “Ekspor”. Dalam menu ini, anda akan disuguhkan beragam pilihan format, mulai dari JPEG, TIFF, PNG, GIF, BMP, Rich Text Format (.rtf), PDF, Add-In PowerPoint (.ppam), dan Add-In PowerPoint 97-2003 (.ppa). Pilih bagian “PDF”.
Bila anda ingin PDF yang dihasilkan dari hasil convert tersebut memiliki kualitas yang baik, tak perlu khawatir karena Mac OS menyediakan fitur tersebut. Anda bisa mengatur kualitas cetak PDF mulai dari Tinggi, Sedang, ataupun Rendah sesuai dengan kebutuhan. Lazimnya, pilihan terbaik untuk memberikan hasil yang memuaskan pada pencetakan PDF yaitu diatur ke Tinggi.
Caranya pun sangat mudah, yakni klik menu “PowerPoint” lalu pilih “Preferensi”. Pada kotak dialog “Preferensi PowerPoint” yang ditampilkan, anda bisa memilih “Umum”. Selanjutnya pada bagian “Kualitas Cetak (Kertas/PDF)”, atur “Kualitas yang Dikehendaki” sesuai dengan kebutuhan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
Menggunakan Web
Cara mengubah PowerPoint ke PDF satu ini bisa menggunakan Web untuk mempermudah anda. Dimana anda perlu membuka dokumen PowerPoint yang telah dibuat, kemudian klik tab “File”. Selanjutnya klik “Download As” atau “Unduh Sebagai”, disampingnya akan muncul beragam opsi mulai dari “Download a Copy”, “Download as PDF”, dan “Download as ODP”.
Anda bisa memilih menu “Download as PDF” atau “Unduh sebagai PDF”, yang mana menandakan bahwa dokumen anda tersebut akan dikonversikan menjadi format PDF. Selanjutnya akan muncul sebuah kotak dialog yang memberitahukan kepada anda bahwa dokumen yang telah dikonversikan tersebut siap untuk diunduh. Lalu klik “Unduh”.
Setelah klik Unduh tersebut, sebuah pesan akan muncul guna memberikan informasi bahwa dokumen PDF yang sudah diunduh tersebut siap untuk disimpan ke komputer. Lazimnya, pesan satu ini bervariasi tergantung pada browser web yang anda gunakan. Berikutnya klik “Save As” atau “Simpan Sebagai”, dan sebuah kotak dialog akan muncul untuk menentukan lokasi penyimpanan file di komputer.
Menggunakan Situs Converter File Online
Bila anda masih bingung mengubah file PowerPoint ke PDF menggunakan cara sebelumnya, maka anda bisa memanfaatkan beberapa situs converter file online yang tersedia secara gratis di internet. Diantara dari beberapa situs converter file online tersebut yaitu, smallpdf.com, ilovepdf.com, pdfcandy.com, dan masih banyak lainnya.
Sebetulnya cara konversi menggunakan situs ini sangat mudah, dimana hanya terdapat tiga tahapan saja. Pertama, buka salah satu situs yang akan anda gunakan misalnya smallpdf.com. Kemudian anda akan disuguhkan dengan halaman yang menampilkan sebuah kotak dialog yang digunakan untuk mengunggah file PowerPoint.
Unggah dokumen PowerPoint yang akan diubah menjadi PDF. Kemudian klik tombol konversi yang berada di bawah kotak unggah. Tunggu beberapa saat, hingga dokumen PowerPoint berubah format menjadi PDF. Jika pengkonversian PPT to PDF telah selesai, dokumen PowerPoint dalam bentuk PDF milik anda akan ditampilkan pada layar komputer. Yang terakhir yaitu klik “Unduh PDF”.
Mengkonversi dokumen PowerPoint menjadi PDF memang perlu dilakukan, bila anda ingin menyebarkan atau mencetak dokumen tersebut. Hal ini biasa terjadi untuk para pelajar, mahasiswa maupun pengajar. Bila anda kesulitan mendapatkan informasi mengenai konversi lainnya, silahkan untuk mengakses website bernama aptoide.co.id.